The battle of forms: welke algemene voorwaarden gaan voor?

In de praktijk zien wij regelmatig dat twee handelende partijen beide hun eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren. Dit is ergens logisch. Als handelende partij zie je natuurlijk het liefst dat jouw eigen algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dit zal echter problemen veroorzaken als bijvoorbeeld een van de partijen een beroep doet op zijn eigen voorwaarden. Vervolgens is de vraag welke algemene voorwaarden bij zo’n ‘battle of forms’ de strijd wint en voor zal gaan.

Welke algemene voorwaarden gaan voor?

Stel dat een administratiekantoor nieuw printpapier nodig heeft en daarom een e-mail stuurt naar een leverancier die voorziet in kantoorartikelen. In de e-mail heeft het administratiekantoor in de bijlage een pdf-bestand met een brief toegevoegd. In de brief, die is weergegeven op briefpapier, vraagt het administratiekantoor hoeveel het kost om tien pakken A4-papier te leveren en binnen welke termijn de leverancier dit kan leveren. Onderaan de brief staat een standaard verwijzing naar de algemene inkoopvoorwaarden van het administratiekantoor.

De leverancier reageert snel per e-mail met informatie over de prijs voor tien pakken A4-papier en de levertermijn ervan. Onderaan de e-mail van de leverancier staat: “leveringscondities: onze algemene voorwaarden zijn van toepassing.”

Het administratiekantoor beantwoordt de e-mail van de leverancier met in de bijlage weer een brief op (hetzelfde) briefpapier. In de brief staat dat het administratiekantoor naar aanleiding van het aanbod van de leverancier graag tien pakken A4-papier ontvangt voor de prijs en met de leveringstermijn die de leverancier heeft aangeboden.

In deze situatie hebben beide partijen hun eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaard. Hierdoor ontstaat onder andere de vraag: welke algemene voorwaarden gaan voor?

First-shot-rule

In Nederland hanteren we de ‘First-shot-rule’. Met andere woorden houdt dit in dat de algemene voorwaarden waarnaar het aanbod verwijst, voorgaan aan de algemene voorwaarden die toepasselijk worden verklaard bij de aanvaarding. Met een aanbod wordt in dit geval ook de uitnodiging tot het doen van een aanbod bedoeld. Oftewel, de partij die zijn voorwaarden als eerste van toepassing verklaart ‘wint’ in eerste instantie.

Tenzij-regeling

Wanneer er door partijen bij het aanbod en de aanvaarding daarvan naar verschillende algemene voorwaarden wordt gewezen, dan gaan we uit van de algemene voorwaarden waarnaar het eerst is verwezen. De tweede verwijzing gaat dan niet op, tenzij de partij die het aanbod aanvaardt de toepassing van de algemene voorwaarden van de wederpartij uitdrukkelijk van de hand wijst.

Uitdrukkelijk van de hand wijzen

Wat ‘uitdrukkelijk van de hand wijzen’ precies inhoudt, is onduidelijk en daarom afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Het is in ieder geval onvoldoende om:

• alleen te verwijzen naar eigen voorwaarden; en
• een standaard clausule op te nemen die alleen de eigen voorwaarden van toepassing verklaard in bijvoorbeeld de algemene voorwaarden of op briefpapier.

Het kan mogelijk wel voldoende zijn om een mededeling te doen, waarmee duidelijk wordt aangegeven dat eigen voorwaarden van toepassing zijn en niet die van anderen.

Zodra er algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand zijn gewezen, wil dit niet direct zeggen dat de algemene voorwaarden van de aanvaardende partij van toepassing zijn. Uiteindelijk hangt dit af van de omstandigheden van de situatie. Zo is het bijvoorbeeld denkbaar dat het uitdrukkelijk van de hand wijzen van algemene voorwaarden gezien kan worden als een nieuw aanbod. Dat nieuwe aanbod zal de wederpartij dan nog moeten aanvaarden. De wederpartij kan de voorwaarden van de aanvaardende partij ook uitdrukkelijk van de hand wijzen. In de laatst genoemde zijn er geen algemene voorwaarden van toepassing en geldt enkel de contractuele afspraak.

Het administratiekantoor

In de geschetste casus deed het administratiekantoor de eerste verwijzing naar de algemene inkoopvoorwaarden. Het administratiekantoor deed immers een uitnodiging tot het doen van een aanbod en verklaarde daarbij op het briefpapier haar algemene voorwaarden van toepassing. Als de leverancier zijn eigen algemene voorwaarden van toepassing had willen verklaren, dan had de leverancier de algemene voorwaarden van het administratiekantoor uitdrukkelijk van de hand moeten wijzen. Dat de leverancier onderaan zijn e-mail “leveringscondities: onze algemene voorwaarden zijn van toepassing” heeft staan, is niet uitdrukkelijk genoeg.

Kortom…

De algemene voorwaarden waarnaar als eerste wordt verwezen in het aanbod (waaronder ook de uitnodiging tot het doen van een aanbod wordt verstaan), zijn van toepassing, tenzij de partij die het aanbod aanvaard deze algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wijst. Het uitdrukkelijk van de hand verwijzen dient per situatie bekeken te worden. Het is in ieder geval duidelijk dat hoe duidelijker de mededeling van het ter hand wijzen is, hoe groter de kans is dat het voldoende is om de algemene voorwaarden daadwerkelijk van de hand te wijzen. Onze tip is daarbij: zorg dat je de eerste bent die zijn algemene voorwaarden van toepassing verklaard!

Heb jij naar aanleiding van deze blog nog vragen over ‘the battle of forms’ of kunnen we je ergens anders mee helpen? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag!